© Adobe Stock

Asystentka – fach nie dla każdego

0 udostępnień
8
0
0

 
Piastuję stanowiska asystenckie przeszło 15 lat. Byłam asystentką biura, asystentką specjalistów, dyrektorów i prezesów. W tym czasie objęłam też na kilka lat stanowisko kierownicze. Wówczas to ja rekrutowałam i współpracowałam z asystentami, dzięki czemu mogłam popatrzeć na ich rolę z zupełnie innej perspektywy.

Wiele lat doświadczenia w różnych firmach, branżach, z różnymi ludźmi, ale jedna myśl przewodnia – żeby być dobrą asystentką, trzeba lubić nią być. Niby nic odkrywczego, ale współpracując z wieloma asystentkami/asystentami zauważyłam, że większość z nich traktuje tę pracę jako zło konieczne. Deprecjonują swoją funkcję, chcąc „odbębnić” niezbędny staż w drodze do awansu na wyższe stanowisko. Szczerze mówiąc nie spotkałam jeszcze na swojej drodze osoby, która powiedziałaby: „Tak, to jest to, czym chcę się zajmować przez następnych 10 lat”.

Ale ja chciałam…

W tym przekonaniu utwierdził mnie wspomniany wcześniej „epizod kierowniczy”. Pracując na „wyższym szczeblu” kariery miałam co prawda lepszą płacę i prestiż społeczny, ale utraciłam gdzieś poczucie sensu i radości z wykonywanej pracy. Postanowiłam więc wrócić do tego, co mi je wcześniej dawało. Wbrew pozorom nie było to wcale takie łatwe. Ówczesny pracodawca w ogóle nie chciał o tym słyszeć, a nowi, potencjalni pracodawcy nie wierzyli i nie rozumieli, dlaczego chcę się „zdegradować” i być „tylko asystentką”.

Ja nie chcę być „tylko asystentką”. Chcę być Pana/Pani asystentką, Pana/Pani prawą ręką, osobą, dzięki której sprawy dla Pana/Pani upierdliwe i męczące przestaną istnieć. Osobą, dzięki której wszystko, czego Pan/Pani będzie potrzebować, znajdzie uporządkowanie. Bo ja nie jestem „tylko asystentką” – jestem zawodowym wsparciem. Górnolotnie to brzmi, wiem, ale uwierzcie mi, każda z pozoru najprostsza czynność asystencka, wykonana dobrze i z sercem, to wielkie wsparcie dla osoby czy zespołu, któremu asystuję. A dla mnie? Dla mnie wielka satysfakcja, radość i wiatr w skrzydła, który motywuje, by doskonalić się w tym, co robię. Kasa? Ta też oczywiście jest ważna, jednak dobrą asystentkę wielu pracodawców potrafi docenić nie tylko dobrym słowem. 😉

Czytaj też: Nie każdy może zostać asystentką, nie każdy menadżerem

Zapytacie być może, co tu doskonalić w rejestrowaniu korespondencji, podawaniu kawy czy zamawianiu papieru do drukarki. Podam kilka przykładów. Mamy XXI wiek, ale wyobraźcie sobie, że nadal istnieją firmy, w których korespondencja jest rejestrowana ręcznie w zeszytach, a listy walają się po biurkach i wypadają z szuflad. Pracując w takich firmach marnowałam godziny na ręczną rejestrację, a ludzie w zespołach na ciągłe szukanie zaginionych papierów. Istna mordęga. Sytuacja aż się prosiła, by wkroczyć tam z wróżkami o wdzięcznych nazwach Excel i Skaner.

Kiedy usprawniłam proces rejestracji i zdobyłam dodatkowe dwie godziny, przyjrzałam się cenom, jakie dana firma płaci za wspomniany papier i inne materiały biurowe. 15 zł za ryzę papieru?!!! Przy zamówieniach rzędu 100 ryz miesięcznie dawało to wydatek 18 000 zł rocznie! Szybko okazało się, że potrafię te koszty obniżyć o połowę. Cóż, każdy może negocjować ceny, nie tylko prezes 😉

Kawę też nauczyłam się robić jak w knajpie. Moja „trikolorka” robiła furorę wśród gości i kolegów w firmie. Wszędzie, naprawdę wszędzie można znaleźć coś, co da się poprawić, usprawnić czy nadać temu kolorytu. Jeśli jednak wydaje się Wam, że nie – wystarczy tylko zapytać: „Czy mogę Ci w czymś pomóc?”. Nagle okazuje się, że ktoś pracuje nad prezentacją, ktoś tworzy procedurę, ktoś szuka prezentu dla klienta i już pojawiają się kolejne pola, na których asystentka może działać i się rozwijać.

Praca asystentki/asystenta niesie jednak szereg niezbyt komfortowych sytuacji. Jeśli więc nie lubimy naszych codziennych obowiązków, mogą one zaważyć na decyzji o szybkiej zmianie ścieżki zawodowej. To, z czym spotykałam się najczęściej to właśnie umniejszanie roli asystenta do parzenia kawy. Trafiłam zresztą na swojej drodze zawodowej na prezesów i specjalistów, którzy tylko tego ode mnie oczekiwali.

Jedni z góry osądzali, że skoro jestem asystentką, to tylko to potrafię robić. Inni bali się włączyć mnie w swoje obowiązki z obawy, że zajmę ich miejsce (bo na pewno znudziło mnie to ciągłe stanie przy ekspresie). Wiele pracy własnej trzeba włożyć na początku, aby udowodnić, że nie jest się jeleniem. A jeśli już to się uda, to wówczas szala przeważa się na drugą stronę i okazuje się, że nagle jesteś dobra/dobry we wszystkim i można zasypywać cię obowiązkami zarówno rangi prezesa, jak i specjalisty.

Nie każdy odnajdzie się w takiej wielozadaniowości, szczególnie jeśli ma problem z asertywnością i organizacją czasu.

Jeśli zatem myślisz o pracy na omawianym stanowisku, powinieneś liczyć się z tym, że przyjdzie ci zajmować się naprawdę różnymi rzeczami.

Dla przykładu podam kilka typowych zadań, jakie sama wykonywałam jako asystentka:

  1. Rejestrowanie i archiwizowanie korespondencji.
  2. Organizowanie (wybór dostawców, prowadzenie negocjacji) i zaopatrywanie firmy w materiały niezbędne do funkcjonowania biura oraz w materiały marketingowe.
  3. Prowadzenie kalendarza spotkań prezesa zarządu/ zespołu (umawianie, odwoływanie, przekładanie, przypominanie itp.).
  4. Protokołowanie spotkań, tworzenie notatek i prezentacji.
  5. Organizacja podróży służbowych (rezerwacja biletów, hoteli, restauracji itp.).
  6. Organizacja imprez firmowych, szkoleń i konferencji.
  7. Opieka nad firmową flotą samochodową oraz innym mieniem firmowym (w tym inwentaryzacje).
  8. Tworzenie i koordynowanie realizacji budżetu administracyjnego.
  9. Koordynowanie planów urlopowych.
  10. Parzenie kawy 😉

Każde z tych zadań rozbija się oczywiście na szereg mniejszych, dlatego chcąc wykonywać ten zawód, warto być posiadaczem takich cech:

  1. zdyscyplinowanie
  2. samodzielność
  3. asertywność
  4. cierpliwość
  5. dynamiczność
  6. kreatywność
  7. pogoda ducha

Oczywiście nie wszystkie te cechy w 100 proc. udaje mi się umiejętnie wykorzystywać, ale codziennie pielęgnuję je w sobie i wiem, że jestem dobra w tym, co robię. W tym nieskromnym mniemaniu utwierdziły mnie osoby, którym miałam przyjemność asystować przez minione 15 lat.


może Ci się spodobać
niewidzialna praca kobiet

Niewidzialna praca kobiet

Na całym świecie kobiety pracują codziennie 12,5 miliarda godzin bez wynagrodzenia – wynika z raportu Time to care…
CV

Kolory a poszukiwanie pracy

Przy rekrutacji znaczenie ma nie tylko to, co napiszesz o sobie w CV, ale kolory, których użyłeś przy…