© Adobe Stock

Asystentka – fach nie dla każdego

8 udostępnień
8
0
0
Piastuję stanowiska asystenckie przeszło 15 lat. Byłam asystentką biura, asystentką specjalistów, dyrektorów i prezesów. W tym czasie objęłam też na kilka lat stanowisko kierownicze. Wówczas to ja rekrutowałam i współpracowałam z asystentami, dzięki czemu mogłam popatrzeć na ich rolę z zupełnie innej perspektywy.

Wiele lat doświadczenia w różnych firmach, branżach, z różnymi ludźmi, ale jedna myśl przewodnia – żeby być dobrą asystentką, trzeba lubić nią być. Niby nic odkrywczego, ale współpracując z wieloma asystentkami/asystentami zauważyłam, że większość z nich traktuje tę pracę jako zło konieczne. Deprecjonują swoją funkcję, chcąc „odbębnić” niezbędny staż w drodze do awansu na wyższe stanowisko. Szczerze mówiąc nie spotkałam jeszcze na swojej drodze osoby, która powiedziałaby: „Tak, to jest to, czym chcę się zajmować przez następnych 10 lat”.

Ale ja chciałam…

W tym przekonaniu utwierdził mnie wspomniany wcześniej „epizod kierowniczy”. Pracując na „wyższym szczeblu” kariery miałam co prawda lepszą płacę i prestiż społeczny, ale utraciłam gdzieś poczucie sensu i radości z wykonywanej pracy. Postanowiłam więc wrócić do tego, co mi je wcześniej dawało. Wbrew pozorom nie było to wcale takie łatwe. Ówczesny pracodawca w ogóle nie chciał o tym słyszeć, a nowi, potencjalni pracodawcy nie wierzyli i nie rozumieli, dlaczego chcę się „zdegradować” i być „tylko asystentką”.

Ja nie chcę być „tylko asystentką”. Chcę być Pana/Pani asystentką, Pana/Pani prawą ręką, osobą, dzięki której sprawy dla Pana/Pani upierdliwe i męczące przestaną istnieć. Osobą, dzięki której wszystko, czego Pan/Pani będzie potrzebować, znajdzie uporządkowanie. Bo ja nie jestem „tylko asystentką” – jestem zawodowym wsparciem. Górnolotnie to brzmi, wiem, ale uwierzcie mi, każda z pozoru najprostsza czynność asystencka, wykonana dobrze i z sercem, to wielkie wsparcie dla osoby czy zespołu, któremu asystuję. A dla mnie? Dla mnie wielka satysfakcja, radość i wiatr w skrzydła, który motywuje, by doskonalić się w tym, co robię. Kasa? Ta też oczywiście jest ważna, jednak dobrą asystentkę wielu pracodawców potrafi docenić nie tylko dobrym słowem. 😉

Czytaj też: Nie każdy może zostać asystentką, nie każdy menadżerem

Zapytacie być może, co tu doskonalić w rejestrowaniu korespondencji, podawaniu kawy czy zamawianiu papieru do drukarki. Podam kilka przykładów. Mamy XXI wiek, ale wyobraźcie sobie, że nadal istnieją firmy, w których korespondencja jest rejestrowana ręcznie w zeszytach, a listy walają się po biurkach i wypadają z szuflad. Pracując w takich firmach marnowałam godziny na ręczną rejestrację, a ludzie w zespołach na ciągłe szukanie zaginionych papierów. Istna mordęga. Sytuacja aż się prosiła, by wkroczyć tam z wróżkami o wdzięcznych nazwach Excel i Skaner.

Kiedy usprawniłam proces rejestracji i zdobyłam dodatkowe dwie godziny, przyjrzałam się cenom, jakie dana firma płaci za wspomniany papier i inne materiały biurowe. 15 zł za ryzę papieru?!!! Przy zamówieniach rzędu 100 ryz miesięcznie dawało to wydatek 18 000 zł rocznie! Szybko okazało się, że potrafię te koszty obniżyć o połowę. Cóż, każdy może negocjować ceny, nie tylko prezes 😉

Kawę też nauczyłam się robić jak w knajpie. Moja „trikolorka” robiła furorę wśród gości i kolegów w firmie. Wszędzie, naprawdę wszędzie można znaleźć coś, co da się poprawić, usprawnić czy nadać temu kolorytu. Jeśli jednak wydaje się Wam, że nie – wystarczy tylko zapytać: „Czy mogę Ci w czymś pomóc?”. Nagle okazuje się, że ktoś pracuje nad prezentacją, ktoś tworzy procedurę, ktoś szuka prezentu dla klienta i już pojawiają się kolejne pola, na których asystentka może działać i się rozwijać.

Praca asystentki/asystenta niesie jednak szereg niezbyt komfortowych sytuacji. Jeśli więc nie lubimy naszych codziennych obowiązków, mogą one zaważyć na decyzji o szybkiej zmianie ścieżki zawodowej. To, z czym spotykałam się najczęściej to właśnie umniejszanie roli asystenta do parzenia kawy. Trafiłam zresztą na swojej drodze zawodowej na prezesów i specjalistów, którzy tylko tego ode mnie oczekiwali.

Jedni z góry osądzali, że skoro jestem asystentką, to tylko to potrafię robić. Inni bali się włączyć mnie w swoje obowiązki z obawy, że zajmę ich miejsce (bo na pewno znudziło mnie to ciągłe stanie przy ekspresie). Wiele pracy własnej trzeba włożyć na początku, aby udowodnić, że nie jest się jeleniem. A jeśli już to się uda, to wówczas szala przeważa się na drugą stronę i okazuje się, że nagle jesteś dobra/dobry we wszystkim i można zasypywać cię obowiązkami zarówno rangi prezesa, jak i specjalisty.

Nie każdy odnajdzie się w takiej wielozadaniowości, szczególnie jeśli ma problem z asertywnością i organizacją czasu.

Jeśli zatem myślisz o pracy na omawianym stanowisku, powinieneś liczyć się z tym, że przyjdzie ci zajmować się naprawdę różnymi rzeczami.

Dla przykładu podam kilka typowych zadań, jakie sama wykonywałam jako asystentka:

  1. Rejestrowanie i archiwizowanie korespondencji.
  2. Organizowanie (wybór dostawców, prowadzenie negocjacji) i zaopatrywanie firmy w materiały niezbędne do funkcjonowania biura oraz w materiały marketingowe.
  3. Prowadzenie kalendarza spotkań prezesa zarządu/ zespołu (umawianie, odwoływanie, przekładanie, przypominanie itp.).
  4. Protokołowanie spotkań, tworzenie notatek i prezentacji.
  5. Organizacja podróży służbowych (rezerwacja biletów, hoteli, restauracji itp.).
  6. Organizacja imprez firmowych, szkoleń i konferencji.
  7. Opieka nad firmową flotą samochodową oraz innym mieniem firmowym (w tym inwentaryzacje).
  8. Tworzenie i koordynowanie realizacji budżetu administracyjnego.
  9. Koordynowanie planów urlopowych.
  10. Parzenie kawy 😉

Każde z tych zadań rozbija się oczywiście na szereg mniejszych, dlatego chcąc wykonywać ten zawód, warto być posiadaczem takich cech:

  1. zdyscyplinowanie
  2. samodzielność
  3. asertywność
  4. cierpliwość
  5. dynamiczność
  6. kreatywność
  7. pogoda ducha

Oczywiście nie wszystkie te cechy w 100 proc. udaje mi się umiejętnie wykorzystywać, ale codziennie pielęgnuję je w sobie i wiem, że jestem dobra w tym, co robię. W tym nieskromnym mniemaniu utwierdziły mnie osoby, którym miałam przyjemność asystować przez minione 15 lat.

może Ci się spodobać

Czy neurochirurg musi być odważny?

Prof. Mirosław Ząbek, kierownik Oddziału Neurochirurgii z Interwencyjnym Centrum Neuroterapii Mazowieckiego Szpitala Bródnowskiego w rozmowie z Focusem opowiedział…

Nowy poziom home office

Japończycy, którzy są freakami nowych technologii, najwyraźniej dzięki pandemii otworzyli nowy rozdział pracy zdalnej. Od początku roku w…

Wypalenie – zmora pracowników

Serwis money.pl pisze o problemie dotykającym aż 31 procent pracowników umysłowych w naszym kraju. Okazuje się, że niemal…